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Systems Architecture oder Board Design: Wo bin ich richtig?

Vielleicht spielst du gerade mit dem Gedanken, dich für eines unserer Trainings zum Flight-Levels-Modell anzumelden. Wenn du ein öffentliches Training besuchen willst, hast du derzeit neben dem Flight Levels Coach zwei Optionen: Flight Levels Systems Architecture und Flight Levels Board Design. Was ist der Unterschied zwischen diesen beiden Trainings? In aller Kürze:

Boards spielen im Flight-Levels-Modell eine große Rolle, weil wir die Situation einer Organisation explizit machen müssen. Damit wir wissen, mit welchen Zusammenhängen und Voraussetzungen wir es zu tun haben, müssen wir sie so gut wie möglich sichtbar machen – das funktioniert mit Boards eben sehr gut. Doch physische oder elektronische Boards sind nur der augenscheinlichste Teil eines „Flight-Levels-Systems“. Zu einem System zählen wir auch die sogenannten Flight Items, also die Arbeiten, die sich auf den Boards wiederfinden. Außerdem gehören zum System die Personen oder Teams, die an der Bearbeitung der Flight Items beteiligt sind und die Formen der Interaktion zwischen diesen Beteiligten – damit sind in erster Linie regelmäßige Meetings, Retrospektiven etc. gemeint.

Weil so ein Board ja vermeintlich schnell gebaut ist, tappen viele Organisationen in die Falle und wollen sofort damit loslegen. Meine erste Frage, wenn ich in ein Unternehmen komme, lautet aber nicht „WIE bauen wir ein Board?“, sondern „WELCHE Boards müssen wir überhaupt bauen?“. Dann passiert Folgendes: Es wird die Gleichung „Board = Organisationsstruktur“ aufgestellt. Wir brauchen Boards für Teams, Abteilungen und Bereiche.

Nun ja, was soll ich sagen: Diese Gleichung ist falsch! Boards sollen dabei helfen, den Fluss der Arbeit durch die Organisation zu verbessern. Boards, die der Organisationsstruktur folgen, zementieren hingegen nur die bestehenden Silos. Den Kunden eines Unternehmens ist aber völlig egal, wie gut die Silos der Aufbauorganisation funktionieren – sie wollen gute Produkte und Services konsumieren. Deswegen ist es extrem wichtig, sich gut zu überlegen, welche Boards im Sinne der Lieferung an den Kunden gebaut werden sollten. Genau damit beschäftigen wir uns in Flight Levels Systems Architecture (FLSA).

 

Flight Levels System Architecture (FLSA)

Das Flight-Levels-Modell klingt sehr einfach und deswegen findet es wahrscheinlich auch den großen Anklang. So gut wie in jeder Organisation gibt es zumindest eine strategische und operative Ebene, und diese Ebenen versuchen wir in einen regelmäßigen, koordinierten Austausch zu bringen. So weit, so easy.

Doch wie sieht das aus, wenn eine Organisation nicht 10, sondern 1000 Mitarbeiter oder mehr hat? Hm, schon nicht mehr so easy. Wo verlaufen da die Flight Levels, wo fangen sie an und wo hören sie auf und welche Systeme werden auf welchem Flight Level benötigt? Richtig gelesen: Fast immer gibt es auf einer Ebene nicht nur ein Flight-Levels-System, sondern gleich mehrere.

In FLSA stellen wir uns anhand von Fallbeispielen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Frage: Welche Flight-Levels-Systeme werden in der Organisation benötigt, um die Leistung für den Kunden zu erbringen, die wir erbringen wollen? In welcher Beziehung stehen diese Systeme? Wie verteilt sich die Arbeit über die einzelnen Systeme? Wie tauschen die Menschen in diesen Systemen untereinander die Informationen aus?

Die Antworten auf diese Fragen halten wir in einer Visualisierung fest, die uns alle benötigten Systeme und ihre Zusammenhänge zeigt.

Wenn wir dieses Diagramm erstellt haben, machen wir einen ersten Detaillierungsschritt: Welche Flight Items und welche Flight Routes gibt es in diesen Systemen? Anders ausgedrückt: Wir überlegen, wie die einzelnen Systeme ineinander greifen.

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei den Flight Items um die Arbeiten, die durch die Flight-Levels-Systeme fließen. Die Frage lautet also: Welche Arbeiten werden in den einzelnen System gemanagt? Auf einem Strategieboard werden wir zum Beispiel nicht die Tasks eines Teams der operativen Ebene sehen. Manches ist aber schwieriger zuzuordnen: Was gehört zum Beispiel auf ein Flight-Level-2-Board? Wie brechen wir die 5-Jahres-Strategie auf Tasks herunter und passt das überhaupt zusammen? Wo und wie können wir messen, welche Erfolge und Misserfolge wir haben?

Die Flight Routes beantworten die Frage, wo im Gesamtkontext der Organisation die Arbeit entsteht. Wo wird entschieden, woran gearbeitet wird? Wer ist von der Entscheidung betroffen? Wie schafft es die Arbeit von der Entscheidung bis zur Lieferung? In diesem Zusammenhang besprechen wir auch die Interaktionen zwischen den einzelnen Systemen: Wo sind welche Meetings in welcher Form sinnvoll?

Die entworfene Flight-Level-Architektur ist natürlich kein Selbstzweck, sondern sollte in der Organisation verankert werden. Im letzten Teil des Workshops besprechen wir daher den Take-off-Plan – einen agilen Veränderungsplan. Wir gehen nicht ins Detail, aber ihr erfahrt, worauf ihr besonders achten solltet.

Hier noch mal zusammengefasst die wichtigsten Themen des Flight Levels Systems Architecture Workshop:

  • Bauen einer Flight Levels Architektur
  • Definieren der Flight Items und Flight Routes
  • Festlegen der wichtigsten agilen Interaktionen
  • Erarbeiten eines ersten Take-Off-Plans

 

Flight Levels Board Design (FLBD)

Der Titel dieses Trainings ist genau genommen nicht korrekt, weil er nicht alles einschließt, was ihr hier lernt. Wir haben die Bezeichnung aber bewusst so gewählt, um zu zeigen, dass es um die aktive, tägliche Arbeit mit Flight-Levels-Systemen geht. Naturgemäß ist das wesentlich mehr als nur das Artefakt „Board“. Bei der Inbetriebnahme von und der folgenden regelmäßigen Arbeit mit  Flight-Levels-Systemen wiederholen sich immer wieder die folgenden Schritte:

Wie diese Schritte in der Praxis funktionieren, sehen wir uns an diesen zwei Tagen an. Selbstverständlich bauen wir Boards, und zwar Flight-Level-2-Systeme. Dabei steht die Frage im Mittelpunkt: Was ist ein funktionierender Arbeitsfluss und wie helfen Boards dabei, diesen „Flow“ zu schaffen?

Besonders wichtig: Beide Trainings setzen auf jeden Fall grundlegendes, noch besser jedoch fortgeschrittenes Wissen in agilen Arbeitsmethoden voraus. Und hier nochmal zusammengefasst, worum es in den beiden Trainings geht:

  • Flight Levels System Architecture stellt die Frage: Welche Boards bzw. Arbeitssysteme werden in der Organisation gebraucht?
  • Flight Levels Board Design stellt die Frage: Wie bauen wir diese Boards bzw. Arbeitssysteme?
Klaus Leopold

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