Kanban oder Projektplan? Projektplan mit Kanban?
Vor allem Projektleiter und –manager stellen mir immer wieder eine Frage: „Ersetzt ein Kanban-Board den Projektplan?“ Die Antwort lautet wie so oft bei mir: Es kommt darauf an. Zunächst: Ein Plan beschreibt meistens den zeitlichen Ablauf einer Initiative im Vorhinein. Nun stellt sich die Frage, bei welcher Art von Initiativen das sinnvoll bzw. möglich ist. Die Ideen in einem Innovationsprozess lassen sich zum Beispiel schwer nach einem Plan generieren. Man kann nicht sagen: „Bis zum Meilenstein X habe ich die zündende Idee.“ Anders sieht das bei Aufgaben und Prozessen aus, die von hoher Sicherheit gekennzeichnet sind. Ein Automobilzulieferer weiß in- und auswendig, wie eine Standard-Lenkung zu konstruieren ist und wie lange das in etwa dauert. Da fallen auch kleinere Neuerungen nicht so sehr ins Gewicht, weil sich das grundlegende Prinzip nicht verändert. Pläne helfen in diesem Fall dabei, die Übersicht zu bewahren und eine recht stabile Vorausschau zu geben, wann was passieren wird und – nach Abstimmung mit anderen Plänen – passieren kann.
Was ich damit sagen will: Pläne sind je nach Kontext mehr oder weniger sinnvoll.
So. Wenn ich mich an die Definition halte, dass ein Plan eine Zeitlinie abbildet, ist die Darstellung von Arbeiten auf einem Kanban-Board kein Plan, sie ist ein Teil davon. Ein Kanban-System zeigt immer einen Ausschnitt, nämlich das, was jetzt gerade relevant ist und woran jetzt gerade gearbeitet wird und welche Abhängigkeiten jetzt gerade bestehen. Was vor diesem aktuellen Jetzt liegt, sehen wir im Done-Bereich: Vor dem Jetzt liegen die Arbeiten, die bereits erledigt wurden. Was in der Zukunft, also nach dem Jetzt sein wird bzw. sein soll, sehen wir im Optionen-Bereich. Innerhalb eines Plans hilft ein Kanban-System, den Überblick über die anstehenden und erledigten Arbeiten zu bewahren, mit den richtigen Akteuren, die richtige Diskussion vor dem Board zu führen, die Abhängigkeiten zu managen, die Arbeiten in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen und durch die Beschränkung der gleichzeitigen Arbeiten einen guten Arbeitsfluss zu gewährleisten.
Prinzipiell ist ein Kanban-System also ein zusätzliches Instrument zum Projektplan.
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