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Zwischen den Zeilen – Swimlanes am Portfolioboard

Als ich letztens auf Vorstandsebene das Design eines strategischen Portfolioboards (Flight Level 3) geleitet habe, ist eine interessante Frage aufgetaucht: Wie strukturiert man ein Board sinnvoll mit Swimlanes? Das ist eine gar nicht so triviale Frage, denn eine Swimlane bzw. Zeile ist ein sehr dominantes Element. Sehr oft wird man über das sprechen, was sich in diesen Zeilen ansammelt. In der Gruppe herrschte Uneinigkeit über den möglichen Zeileninhalt. Drei Vorschläge standen im Raum:

  1. Man könnte in den Zeilen Unternehmensbereiche (Finanz, Recht, IT, Controlling …) abbilden. Das ergibt auf der Portfolio-Ebene durchaus Sinn: Man sieht, welche Initiativen gerade wo laufen.
  2. Wir könnten die Dringlichkeit von Initiativen in die Zeilen codieren. Es gibt Must-have-Initiativen, die ganz wichtig sind, mittelwichtige Initiativen, nice to have usw.
  3. Wie wäre es damit, in den Zeilen die Rolle von Initiativen am Markt darzustellen? Hilft die Initiative, das Unternehmen am Markt zu differenzieren? Ziehen wir damit einfach den Mitbewerbern nach oder ist es überhaupt nur ein Investment in Dinge, die gemacht werden müssen?

Egal wofür man sich entscheidet: Man kann immer auch die anderen Varianten mit abbilden. Entscheidet man sich zum Beispiel für die Darstellung der Unternehmensbereiche, kann man die Dringlichkeit von Initiativen auch mit verschiedenen Zettelfarben anzeigen und die Rolle am Markt einfach auf den Zettel schreiben. Das ist nicht das Problem. Der Punkt ist: Was in der Zeile steht, darüber wird diskutiert. Bei Vorschlag 1 drehen sich die Diskussionen in erster Linie um das Innere der Organisation, es geht um Budgets und um die Frage, wem was zugute kommt. Vorschlag 2 stößt eine Diskussion im luftleeren Raum an, denn wie definiert man die Wichtigkeit einer Initiative? Hier tappt man wieder in die Falle politischer Spielchen und die Beteiligten fangen an zu argumentieren, warum ihre Initiative die jeweils wichtigste ist. Wenig überraschend bin ich ein Fan von Variante 3: Denken die Verantwortlichen über die Rolle der Initiative am Markt nach, richtet das Unternehmen seinen Blick nach außen. Auf Portfolio-Ebene ist diese Diskussion wesentlich interessanter und wichtiger als die Frage „Wer bezahlt’s?“. Plötzlich setzt man sich damit auseinander, was wirklich sinnvoll ist und ob zum Beispiel ein differenzierendes Merkmal wirklich ein differenzierendes Merkmal ist, so wie es derzeit angedacht ist. Man kann in diesen Diskussionen die Positionierung noch einmal nachschärfen. Was würde ich in die Swimlane eines Portfolioboards geben? Die Strategie! Wenn man anfangs die Rolle am Markt in die Swimlane aufnimmt, ist es sicher ein guter Schritt in die richtige Richtung.

Klaus Leopold

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